Decreto 89/2017, de 12 de diciembre, por el que se aprueba la política de gestión de documentos de las entidades que integran el sector público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
| Sección | I. Disposiciones generales |
| Emisor | Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas |
| Rango de Ley | Decreto |
El Estatuto de Autonomía de Castilla-La Mancha, en su artículo 31, apartados 1 y 28, atribuye a la Junta de Comunidades la competencia exclusiva en materia organización, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno, así como en procedimiento administrativo derivado de las especialidades de la organización propia.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece, en su artículo 17, la exigencia de un archivo electrónico único de documentos correspondientes a procedimientos finalizados en todas las Administraciones Públicas. Así, los documentos custodiados deberán ser conservados en un formato que permita garantizar su autenticidad, integridad y conservación y su eliminación deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa autonómica aplicable.
Para ello, la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público obliga, en su artículo 46, a que los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.
En la misma línea, el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, ya obligaba a las Administraciones Públicas a la adopción de una serie de medidas organizativas y técnicas para garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, entre las cuales se recogía la necesidad de definir una política de gestión de documentos.
Específicamente, en el ámbito de la Administración regional, el Decreto 12/2010, de 16 de marzo, por el que se regula la utilización de medios electrónicos en la actividad de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha atribuye, en su artículo 34.6, a la Consejería competente en materia de archivos públicos la promoción de las herramientas tecnológicas y normativas para garantizar, de acuerdo con el Esquema Nacional de Interoperabilidad, la custodia longeva de los documentos electrónicos en el Archivo de Castilla-La Mancha.
De esta forma, recogía explícitamente, para el ámbito de los documentos electrónicos, lo dispuesto con carácter general en la Ley 19/2002, de 24 de octubre de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha, que establecía en el artículo 20.1 una única gestión documental del Archivo de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha en donde se custodian todos los documentos en cualquier soporte, reunidos y generados en el ejercicio de sus competencias para la gestión administrativa, para garantizar a las personas el acceso a la información y para conservar el patrimonio documental. Archivo que, en el caso de la documentación analógica, por razones de eficacia de los servicios públicos, se encuentra distribuido en distintos edificios, instalaciones y dependencias.
Esta obligación de custodia es recalcada por la de la Ley 4/2013, de 16 de mayo, de Patrimonio Cultural de Castilla-La Mancha, cuando en su artículo 56.2.d) dispone que todos los documentos integrados en fondos documentales y conservados en archivos de titularidad pública de Castilla-La Mancha pertenecen al patrimonio documental.
Por todo ello, el objeto del presente Decreto es el establecimiento de las normas y directrices por las que se ha de regir la Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, cuya finalidad consiste en promover el control de la gestión de documentos, en cualquier soporte, físico o digital, desde su ingreso y captura hasta su eliminación o conservación permanente en el archivo único de la Administración de la Junta de Comunidades para, de esta forma, garantizar el acceso, seguridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de esos documentos y los derechos y obligaciones definidos en la legis-
lación sobre transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Igualmente, se disponen los requisitos
mínimos obligatorios que dichas entidades han de cumplir.
Además, la presente regulación tiene el objetivo de garantizar la gestión y la información administrativa, el derecho de acceso de las personas a los documentos y la conservación del Patrimonio Documental. De este modo, se prevé que todas las personas puedan acceder a unas determinadas prestaciones, que se encuentran recogidas en la Carta de Servicios del Archivo de Castilla-La Mancha, de acuerdo a una serie de compromisos de calidad y a los indicadores asociados a los mismos.
El documento aprobado con el presente Decreto se estructura en once apartados, relacionados en el índice, e incorpora cuatro anexos relativos a las normas y directrices técnicas de referencia, el cuadro de clasificación, esquema de metadatos y un glosario de terminología.
En su virtud, a propuesta del Consejero de Hacienda y Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo Consultivo, y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su reunión del día 12 de diciembre de 2017,
Dispongo:
Se aprueba la Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que figura a continuación.
Se autoriza a la persona titular de la Consejería competente en materia de administraciones públicas a la adaptación, modificación y desarrollo de los datos técnicos contenidos en los anexos de la Política de Gestión de Documentos del presente Decreto.
El presente Decreto entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha.
Dado en Toledo, el 12 de diciembre de 2017
El Presidente
EMILIANO GARCÍA-PAGE SÁNCHEZ
El Consejero de Hacienda y Administraciones Públicas
JUAN ALFONSO RUIZ MOLINA
Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
Índice:
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Definición.
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Objeto, contenido e impulso.
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Ámbito de aplicación.
3.1 Entidades.
3.2 Instituciones sanitarias del Servicio de Salud de Castilla-La Mancha.
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Datos identificativos de la política de gestión de documentos.
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Liderazgo, responsabilidad y participación.
5.1 Consejerías encargadas del liderazgo.
5.2 Órganos de alta dirección encargados de la planificación e impulso.
5.3 Órganos de alta dirección encargados de la administración y aplicación.
5.4 Comisiones encargadas de la participación y asesoramiento.
5.5 Unidades encargadas de la gestión, implantación y desarrollo.
5.6 Personal encargado de la ejecución.
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Procesos de gestión documental.
6.1 Identificación de procedimientos y trámites administrativos.
6.2 Captura.
6.2.1 Registro.
6.2.2 Digitalización.
6.3 Clasificación.
6.4 Descripción.
6.5 Seguridad.
6.6 Acceso.
6.7 Valoración.
6.7.1 Conservación.
6.7.2 Transferencia.
6.7.3 Uso y reutilización.
6.7.4 Migración y conversión.
6.7.5 Eliminación.
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Servicios a los usuarios.
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Documentación.
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Formación.
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Supervisión y auditoría.
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Gestión de la política.
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Definición.
La Política de Gestión de Documentos de las entidades que integran el Sector Público de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha contiene el conjunto de directrices reguladas por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha que definen la creación y gestión de documentos en cualquier soporte, auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades de las entidades de su Sector Público y que tiene como finalidad garantizar la gestión y la información administrativa, el derecho de acceso de las personas a los documentos y la conservación del patrimonio documental.
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Objeto, contenido e impulso.
La gestión de documentos, en el ámbito de las organizaciones del sector público, supone la formulación de un tratamiento transversal de la documentación de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la gestión de los documentos en cualquier soporte material, especialmente aquellos producidos en soporte electrónico o digital, de acuerdo a lo previsto en el artículo 4 de la Ley...
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