Decreto 26/2017, de 28 de marzo, por el que se regula la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha y el procedimiento de eliminación de documentos de los archivos públicos del Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
| Sección | I. Disposiciones generales |
| Emisor | Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas |
| Rango de Ley | Decreto |
Las competencias de las Administraciones Públicas quedan reflejadas en el amplio conjunto de documentos que sirven para justificar las actividades de las instituciones, para garantizar la transparencia y legalidad del ejercicio de sus competencias y para asegurar y testimoniar los derechos de las personas.
El desarrollo competencial, la eficacia y eficiencia de los poderes públicos en Castilla-La Mancha ha dado lugar a un crecimiento exponencial del volumen de documentos custodiados por la Administración de la Junta de Comunidades, las Cortes de Castilla-La Mancha, el Consejo Consultivo, las Entidades Locales y la Universidad de Castilla-La Mancha en sus dependencias. Esto ha exigido la implantación de una adecuada política de gestión documental, la contratación de profesionales cualificados y una inversión en equipamiento e infraestructuras archivísticas.
Con el paso del tiempo muchos de estos documentos pierden su carácter originario y dejan de tener valor administrativo y jurídico probatorio de derechos y deberes. Sin embargo, el legislador, para evitar la destrucción indiscriminada de los mismos, lo que ocasionaría una pérdida irreparable de información para las generaciones presentes y futuras, les ha dotado de un atributo añadido: la condición de elementos integrantes del Patrimonio Documental desde su creación. No obstante, este valor no es absoluto pues son muy numerosos aquellos que no poseen la calidad de bien colectivo que cohesiona, identifica e integra a una sociedad democrática en un proyecto común y carecen de valor científico, histórico y cultural.
Por todo ello, debe existir una normativa que racionalice el tratamiento de la documentación y que garantice la posibilidad de realizar una valoración y selección documental responsable con el fin de determinar qué información debe ser conservada de forma permanente y eliminar aquella que no tenga ninguna representatividad de las actuaciones y actividades públicas realizadas por los órganos integrantes del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
La Ley Orgánica 9/1982, de 10 de agosto, del Estatuto de Autonomía de Castilla-La Mancha, dispone en su artículo 31 que la Junta de Comunidades asume las competencias exclusivas en materia de Patrimonio Histórico y en la organización, régimen y funcionamiento de sus instituciones de autogobierno.
La Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha creó, en su artículo 16, la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha como el único órgano de carácter colegiado responsable de resolver, en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, las cuestiones relativas a la eliminación o conservación permanente de los documentos pertenecientes al patrimonio documental. Por esta razón, dispone como funciones de la Comisión, determinar los criterios de valoración de las series documentales custodiadas en los archivos y dictaminar sobre las propuestas de eliminación de bienes integrantes del citado patrimonio. En todo caso, la disposición transitoria segunda de la Ley remite a un posterior desarrollo normativo lo relativo a su organización.
Igualmente, la citada Ley, en los artículos 48 y 49 crea el procedimiento especial de la eliminación de documentos que afectan a los archivos del Sistema, si bien la Junta de Comunidades, consciente de que este procedimiento afecta a documentos de muy diferente titularidad, se limitó a regular aquellos principios básicos cuyo incumplimiento perjudicaría gravemente los intereses y derechos de las personas.
Con el presente Decreto se regula el funcionamiento y composición de la Comisión Calificadora de Documentos, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 19/2002, y se establece el procedimiento de eliminación de documentos generados y reunidos en el Subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
Asimismo se establece, para el resto de Subsistemas del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, la necesidad de que, en la regulación propia de sus procedimientos de eliminación de documentos, se prevea como trámite el someti-
miento al dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha, dándose así cumplimiento al artículo 16 de la precitada Ley.
En su virtud, a propuesta de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas, de acuerdo con el Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su sesión celebrada el día 28 de marzo de 2017,
Dispongo:
El presente Decreto tiene por objeto regular la composición y funcionamiento de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha, conforme a lo previsto en el artículo 16 de la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha, y el procedimiento de eliminación de documentos de los archivos públicos del Subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
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El presente Decreto es de aplicación a los documentos y los expedientes en cualquier soporte, físico o digital, resultantes de procedimientos regulados por una norma jurídica o aquellos que, sin estar regulados por normas de procedimiento específicas, sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento, generados y reunidos en el ejercicio de sus competencias por las entidades que forman parte de los archivos públicos del Subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
Queda excluida la documentación con información que tenga carácter auxiliar como la contenida en copias, fotocopias, notas, borradores, formularios, plantillas y cualquier otra carente de valor administrativo, jurídico, histórico, científico o cultural, que podrá ser eliminada por las personas titulares de los órganos directivos competentes.
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Las entidades que conforman los Subsistemas del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha relacionados en los apartados b), c), d) y e) del artículo 13 de la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La...
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